En mi último post, traté lo que llamé «La gran reforma de las salas de reuniones«. Pero a pesar de lo popular que se ha vuelto esta pequeña tendencia, creo que seguimos vendiendo mal la sala de reuniones, tanto literal como conceptualmente. Aunque las salas de reuniones se están convirtiendo rápidamente en algo omnipresente -y, admitámoslo, en una palabra de moda-, merecen más atención e inversión de la que están recibiendo actualmente.
La sala de reuniones «hazlo todo»
Las salas de reuniones tienen múltiples usos. Se utilizan para muchos tipos diferentes de trabajo (de los que hablaré en un artículo posterior) y se adaptan a muchos formatos diferentes de reunión, es decir, el número de participantes, dónde se encuentran y cómo participan.
Por ejemplo, en una reunión en una sala de reuniones, podríamos ser sólo dos personas sentadas sobre una mesa. Pero la mayoría de las veces se trata de un par de personas en la sala, con una o siete que se unen a distancia. De hecho, como técnicamente no hay límites en cuanto al número de personas que pueden unirse a distancia, una sala de reuniones para 20 personas es una posibilidad real. Si no físicamente, al menos desde el punto de vista de la experiencia: un concepto que reinventa nuestra forma de ver las salas de reuniones.
Una sala de reuniones ideal debe ser algo más que una extensión de su portátil: debe ser envolvente.
Los espacios flexibles merecen soluciones flexibles
Aunque la sala de reuniones es la configuración más sencilla y barata, no se considera la más flexible en cuanto a equipamiento. Aunque las salas de reuniones más grandes suelen estar mejor equipadas, muchas de ellas siguen limitándose a la dieta básica de pantalla, cámara y cables.
La cuestión es cómo hacer que la sala de reuniones sea más acogedora y cómoda. Todos queremos sentir que estamos en la misma sala. Tienes que sentir que te estoy mirando cuando hablo, esté donde esté en la sala, y quiero veros a todos participando a distancia, al completo.
También hay una cuestión de igualdad. Los participantes presenciales perciben con naturalidad los matices críticos de los pequeños gestos con las manos y el contacto visual, que a menudo pasan desapercibidos para los participantes remotos. También hay que tener en cuenta la energía, ya que la emoción y otros estados de ánimo se perciben fácilmente en la sala, pero no siempre se trasladan al exterior. Asimismo, los participantes remotos se ven limitados en las colaboraciones con pizarra.
En otras palabras, una sala de reuniones ideal debe ser algo más que una extensión del portátil: debe ser envolvente.
Los costes de los equipos están bajando considerablemente, y la innovación está allanando el camino para democratizar las reuniones cotidianas, llevando la experiencia de la sala de juntas a las salas de reuniones.
Invertir en las salas de reuniones como se merecen
Zoom y Microsoft Teams se han convertido en el sistema por defecto para las reuniones híbridas. Ahora es el trabajo de los innovadores audiovisuales pensar en cómo podemos complementar estas plataformas aportando soluciones que hagan que las reuniones híbridas sean más realistas, inclusivas e interactivas.
Es cierto que nadie va a invertir 100.000 dólares en una sala de reuniones, como hace con su sala de juntas. Pero, al ser el espacio de colaboración más utilizado -y popular-, las salas huddle merecen una mayor inversión. De hecho, merecen todo el equipamiento de una sala de juntas. Pero como eso es difícil de vender (desde el punto de vista financiero) y supone un gran cambio de paradigma, el objetivo es conseguir ese valor de 100.000 dólares por mucho menos.
La innovación audiovisual allana el camino
Por eso ya se están «reduciendo» las soluciones para que esto sea posible a un precio mucho más bajo y con los factores de forma más pequeños que requieren las salas de reuniones. Por ejemplo
Gestión de pantallas: la experiencia visual puede mejorar significativamente con un videowall capaz de convertir cuatro pantallas en una sola, y viceversa. Mientras que una solución de gestión de pantalla está actualmente más allá del punto de precio para la sala huddle promedio, las nuevas perspectivas de visualización están trabajando para bajar los costos.
USB-C y manejo de USB-C – Con la reciente legislación de la UE que exige que todos los nuevos smartphones tengan un puerto de carga común para 2024 y los portátiles para 2026, USB-C es el camino a seguir. Y no solo para cargadores, sino para conectar sin problemas múltiples pantallas, pantallas, cámaras y más.
Pizarras blancas y cámaras adicionales – El futuro de las pizarras digitales son los IFP (paneles planos interactivos). Pero la sofisticada tecnología táctil con respuesta inmediata es cara. La creación de soluciones para configuraciones multicámara más rentables que capten los entresijos de las interacciones de cada persona con la pizarra permitirá una experiencia similar en las salas de reuniones. Las cámaras deben captar la pizarra, recortarla y proporcionar una señal de vídeo independiente que muestre sólo la pizarra.
Con una reducción significativa de los costes de los equipos y nuevas innovaciones, la sala de reuniones está preparada para continuar su ascenso. Estos y otros avances ya están allanando el camino para democratizar las reuniones cotidianas, llevando la experiencia de la sala de juntas a las salas de reuniones donde, en mi opinión, pueden tener un mayor impacto como herramienta esencial para un trabajo más eficaz.